Formato y fechas de la reunión
Teniendo en cuenta la actual situación de pandemia y para garantizar la salud y la seguridad de todos los participantes , la 17ª reunión del Comité de Examen de Productos Químicos (CEPQ-17) se celebrará por medios electrónicos del 20 al 24 de septiembre de 2021. Toda la reunión, incluidas las sesiones plenarias y las reuniones grupales, se realizarán en línea. A fin de que todos los miembros y observadores puedan participar plena y eficazmente en la reunión, se invitará por correo electrónico a formular observaciones dentro de los plazos que deberá especificar la Presidenta si resulta evidente que los participantes están experimentando problemas de conectividad durante la reunión en línea.
Calendario de la reunión
La reunión du CEPQ-17 se inaugurará el lunes 20 de septiembre de 2021, a las 13 horas (HUC+2) durante la sesión en línea. Las sesiones plenarias tendrán lugar en línea todos los días del 20 al 24 de septiembre de 2021 de las 13 hasta las 17.30 horas (HUC+2). De ser posible, los grupos de contacto/de redacción se reunirán en el mismo horario de las 13 hasta las 17.30 horas (HUC+2).
El calendario provisional del CEPQ-17 (UNEP/FAO/RC/CRC.17/INF/2), tal como fue convenido por la Mesa, está disponible.
Las reuniónes previas de los grupos de trabajo entre períodos de sesiones se celebrarán en línea los días 14 y 15 de septiembre de 2021, de las 13 hasta las 17:30 horas (HUC+2). El programa de las reuniones previas está disponible en el sitio web de los grupos de trabajo.
Documentos de la reunión
El programa provisional y otros documentos previos a la reunión, incluyendo la nota sobre el posible esquema de la reunión y el calendario provisional de trabajo, están disponibles en el sitio web de los documentos.
Idioma de la reunión
En virtud de la decisión RC-1/6 sobre el establecimiento del Comité de Examen de Productos Químicos y de conformidad con los arreglos habituales, la reunión se realizará solamente en inglés.
Detalles técnicos de la reunión
La ubicación del sitio de intranet al que podrán acceder todos los participantes durante la reunión se facilitará a los participantes inscritos por correo electrónico antes de la reunión.
Tenga en cuenta que la página de intranet se activará unos días antes de la reunión. Hasta entonces, toda la información pertinente sobre la reunión se publicará en el sitio web de la reunión en: www.pic.int/crc17. Según prácticas anteriores, este sitio de intranet contendrá documentos previos al período de sesiones, documentos de las sesiones (documentos de sala de conferencia), el proyecto de informe de la reunión, la documentación presentada por los miembros y observadores, información sobre el programa diario, etc.
Las sesiones en línea se realizarán en la plataforma Webex. Todos los participantes inscritos recibirán los enlaces para conectarse a las sesiones en línea por correo electrónico.
Más instrucciones y orientaciones detallados sobre cómo participar en las sesiones de Webex estarán disponibles en une Guía del Usuario detallada.
Los participantes inscritos también recibirán una invitación por correo electrónico para participar en pruebas técnicas antes de la reunión a fin de garantizar que están técnicamente listos para conectarse al sistema Webex. Es muy recomendable que participe al menos en una de las sesiones de prueba para cerciorarse de que sus dispositivos de audio funcionan correctamente y que puede participar exitosamente en la reunión.
Tenga en cuenta que la Presidenta procederá sin demora a la inauguración de la reunión el lunes 20 de septiembre de 2021, a las 13 horas (HUC+2). Se le invita a conectarse en línea 30 minutos antes del inicio de la reunión para verificar una vez más que el sistema de audio está funcionando bien.
Se invita a los participantes a tomar nota de las importantes direcciones de correo electrónico y números de teléfono siguientes:
- Si tiene preguntas sobre aspectos técnicos para conectarse al sitio de intranet o a las sesiones en línea, si tiene cualquier problema técnico o necesita asistencia
técnica: ITsupport@brsmeas.org y tel. +41 22 917 8229 ó +41 79 203 7614
- Si desea presentar un documento de sala de conferencia (únicamente para miembros): crp@brsmeas.org.
Asistencia financiera para los costos de comunicación (sólo para miembros elegibles de países en desarrollo y países con economías en transición)
Durante la situación de la pandemia del COVID-19, que impone limitaciones a los viajes y a las reuniones masivas, así como el teletrabajo debido a cierres nacionales, la Secretaría brindará de manera excepcional asistencia financiera para sufragar los costos relacionados con su participación en las reuniones en línea (es decir, los costes derivados de la obtención de una conexión a Internet fiable y de buena calidad) para ayudar a los miembros del Comité de países que sean países en desarrollo y los países con economías en transición a participar en la reunión.
Más información sobre el procedimiento y las modalidades para el reembolso de los costos de comunicación para los miembros elegibles, está disponible en inglés en la información adicional sobre el reembolso de los costos de comunicación para las reuniones en línea.
Directrices sobre las normas de conducta para los participantes en la reunión
Se señala a la atención de los participantes en la reunión las siguientes directrices que se han elaborado sobre las normas de conducta:
- Directrices sobre el uso de cámaras y dispositivos de grabación de audio/vídeo para los participantes en las reuniones de las conferencias de las Partes en los convenios de Basilea, Estocolmo y Rotterdam y sus órganos subsidiarios
- Directrices sobre la participación de los representantes de observadores en las reuniones de las conferencias de las Partes en los convenios de Basilea, Estocolmo y Rotterdam y sus órganos subsidiarios
- Directrices sobre la prevención y lucha contra todas las formas de acoso en las reuniones de los convenios de Basilea, Estocolmo y Rotterdam
Sesiones informativas preparatorias
Se organizarán varias sesiones informativas en línea antes de la reunión, cuyo calendario se podrá consultar en el sitio web de la reunión. Estas sesiones informativas proporcionarán una visión general sobre las cuestiones que se abordarán en la reunión, y también tendrán lugar en la plataforma WebEx. Estas sesiones informativas están abiertas a todos los participantes en la reunión, así como a las Partes en el Convenio de Rotterdam, otros observadores e interesados directos.