Format et date de la réunion
Compte tenu de la situation de la pandémie mondiale de COVID-19 et afin d’assurer la santé et sécurité de tous les participants, la dix-septième réunion du Comité d’étude des produits chimiques (CEPC-17) se tiendra électroniquement du 20 au 24 septembre 2021. La réunion toute entière, y compris les séances plénières et les réunions des groupes se dérouleront en ligne. Afin de permettre à tous les membres et observateurs de participer pleinement et effectivement à la réunion, les participants pourront être invités à faire part de leurs contributions par courriel dans des délais qui seront spécifiés par la Présidente s’il devient évident au cours de la réunion en ligne qu’ils ont des problèmes de connexion.
Calendrier de la réunion
La réunion du CEPC-17 sera ouverte le lundi 20 septembre 2021 à 13h00 (UTC+2) durant la séance en ligne. Les séances plénières auront lieu en ligne tous les jours du 20 au 24 septembre 2021 de 13h00 à 17h30 (UTC+2). Si possible, les réunions des groupes de contact/de rédaction se dérouleront durant le même créneau horaire, de 13h00 à 17h30 (UTC+2).
Le calendrier provisoire de la CEPC-17 (UNEP/FAO/RC/CRC.17/INF/2), tel que convenu par le Bureau, est disponible.
Des pré-réunions des groupes de travail intersessions se tiendront en ligne les 14 et 15 septembre 2021, de 13h00 à 17h30 (UTC+2). Le programme des pré-réunions est disponible sur le
site Internet des groupes de travail.
Documents de réunion
L’ordre du jour provisoire, ainsi que d’autres documents d’avant-session, y compris la note de scénario et le programme de travail provisoire, sont mis à disposition sur le site Internet des documents.
Langue de la réunion
Conformément à la décision RC-1/6 relative à la création du Comité d’étude des produits chimiques et en cohérence avec les dispositions habituelles, la réunion se déroulera en anglais uniquement.
Précisions techniques sur la réunion
L’emplacement du site intranet accessible à tous les participants durant la réunion seront envoyés aux participants inscrits, par courriel, préalablement à la réunion.
Veuillez noter que la page intranet sera activée quelques jours avant la réunion. Jusqu’alors, toutes les informations pertinentes concernant la réunion seront publiées sur le site Internet de la réunion à l’adresse suivante : www.pic.int/crc17. Suivant l’usage établi, le site intranet contiendra des documents d’avant-session, des documents de session (Documents de séance), le projet du rapport de la réunion, les soumissions des membres et des observateurs, des informations sur le programme quotidien, etc.
Les sessions en ligne se tiendront via Webex. Tous les participants enregistrés recevront les liens par courrier électronique pour se connecter aux sessions en ligne.
Des instructions plus détaillées et des conseils quant à la manière de participer aux sessions Webex seront disponibles dans un guide d’utilisateur détaillé.
Les participants enregistrés recevront également par courriel une invitation à des sessions d’essai avant la réunion afin de s’assurer qu’ils sont techniquement prêts à se connecter au système Webex. Nous vous incitons vivement à participer à au moins une de ces sessions d’essai afin de vérifier que vos périphériques audios fonctionnent correctement et que vous pourrez participer effectivement à la réunion.
Veuillez noter que la Présidente procédera rapidement à l’ouverture de la réunion le lundi 20 septembre 2021, à 13h00 (UTC+2). Vous êtes invité(e) à vous connecter aux sessions en ligne 30 minutes avant le commencement pour confirmer une fois de plus que vos réglages audios fonctionnent bien.
Les participants sont invités à prendre note des adresses électroniques et numéros de téléphone importants suivants :
- Si vous avez des questions d’ordre technique concernant la manière de vous connecter au site intranet et/ou aux sessions en ligne, ou si vous rencontrez des problèmes techniques et/ou avez besoin d’une assistance technique, veuillez contacter : ITsupport@brsmeas.org; tél : +41 22 917 8229 ou +41 79 203 761.
- Si vous souhaitez présenter un Document de séance (membres uniquement), veuillez contacter: crp@brsmeas.org.
Soutien financier concernant les frais de communication (uniquement pour les membres éligibles des pays en développement et des pays à économie en transition)
Pendant la situation de pandémie COVID-19 qui impose des limitations aux voyages et aux rassemblements de masse, ainsi que le télétravail en raison des fermetures nationales, le Secrétariat fournira un soutien exceptionnel pour le remboursement des frais de communication (c'est-à-dire les coûts encourus pour obtenir une connexion Internet fiable et de bonne qualité) afin d'aider les membres du Comité éligibles des pays en développement et des pays à économie en transition à participer à la réunion.
Pour plus d’informations sur la politique et les modalités de remboursement des frais de communication des membres éligibles pour participer aux réunions en ligne, veuillez consulter les informations supplémentaires sur le remboursement des frais de communication pour les réunions en ligne disponibles en anglais.
Directives concernant les règles de conduite à respecter par les participants à la réunion
L’attention des participants à la réunion est attirée sur les directives suivantes qui ont été élaborées concernant les règles de conduite :
- Directives sur l’utilisation d’appareils photos et d’appareils d’enregistrement audio/vidéo par les participants aux réunions des conférences des Parties aux conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm (BRS) et de leurs organes subsidiaires
- Directives pour la participation des représentants des observateurs aux réunions des conférences des Parties aux Conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm (BRS) et de leurs organes subsidiaires
- Directives sur la prévention et le traitement de tous formes de harcèlement aux réunions des conventions de Bâle, de Rotterdam et de Stockholm
Briefings préparatoires
Un certain nombre de briefings en ligne seront organisés avant la réunion dont le programme sera disponible sur le site web de la réunion. Ces briefings donneront une vue d’ensemble des questions qui seront examinées à la réunion et se tiendront également sur la plateforme Webex. Ils sont ouverts à tous les participants à la réunion, ainsi qu’aux Parties à la Convention de Rotterdam, autres observateurs et aux parties prenantes.